BEWERBERHINWEIS ZUR DATENVERARBEITUNG

(ENGLISH VERSION BELOW)

Dieser Bewerberhinweis zur Datenverarbeitung ("Hinweis") informiert Dich über unsere Datenverarbeitungsaktivitäten in Bezug auf individuell identifizierbare Informationen über Bewerber, die sich auf Positionen bei der Transcom-Unternehmensgruppe bewerben. Bitte sei versichert, dass jede Bewerbung geprüft und jede Bewerberauswahl auf der Grundlage gleicher und standardisierter Kriterien durchgeführt wird, so dass kein Raum für eine Ungleichbehandlung von Bewerbern besteht.

I. INFORMATIONEN ÜBER DEN CONTROLLER

Transcom Rostock Gmbh mit dem Büro in der Trelleborger Str. 5, 18107 Rostock (“Transcom” oder “wir”) ist der Datenverantwortliche in Bezug auf die in dieser Mitteilung beschriebenen Datenverarbeitungsaktivitäten.

II. IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN / ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG

Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Dich, die im Rahmen des Bewerbungs- und Vorstellungsgesprächsverfahrens von Dir selbst oder von autorisierten Dritten (d.h. Personalvermittlungsagenturen, Jobbörsen, sozialen Medien oder Mitarbeitern, die Du autorisiert hast, uns deine personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen) erhoben wurden. 

1. Kategorien von personenbezogenen Daten

Die Kategorien personenbezogener Daten, die wir verarbeiten, sind wie folgt ("Personenbezogene Daten"):

  • Vollständiger Name, Geschlecht, Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Geburtsort und -datum
  • Berufs- und Bildungserfahrung;
  • Testergebnisse und Beurteilungen
  • Schriftliche und mündliche Sprach- und IT-Bewertungen
  • Sprachkenntnisse;
  • Berechtigung zur Arbeit in dem Land, für welches Du dich bewirbst;
  • Alle anderen Informationen, die Du in deinem Lebenslauf, Anschreiben und/oder den Unterlagen, die Du mit deiner Bewerbung und/oder im Vorstellungsgespräch einreichst, angibst;
  • Der Status deiner Bewerbung;
  • Ein Führungszeugnis (falls gesetzlich vorgeschrieben)
  • Aufzeichnungen von Videointerviews (in einigen Fällen; wenn Du deine Zustimmung gegeben hast)

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Entscheidung erforderlich, ob ein Arbeitsvertrag mit Dir geschlossen wird (Einstellungsentscheidung). Die Bereitstellung der persönlichen Daten durch Dich ist freiwillig. Wenn Du deine persönlichen Daten jedoch nicht bereitstellst, kann sich der Bewerbungsprozess verzögern und/oder wir können deine Bewerbung ablehnen.

2. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten, soweit dies nach geltendem Recht zulässig oder erforderlich ist, für die folgenden Zwecke. Darüber hinaus stützt sich Transcom auf die folgenden Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten:

Zweck der VerarbeitungRechtsgrundlage
Feststellung deiner Eignung für die Stelle, auf die Du dich bewirbst, im Rahmen des Bewerbungsprozesses
  • Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ist erforderlich, um festzustellen, ob ein Arbeitsvertrag zustande kommt, und basiert auf Art. 6 (1) (b) GDPR und den entsprechenden Bestimmungen im lokalen Datenschutzrecht in Bezug auf das (Vor-)Beschäftigungsverhältnis.
Wahrung der rechtlichen Interessen von Transcom, insbesondere zur Abwehr von Rechtsansprüchen
  • Die Verarbeitung ist für die Zwecke der von Transcom verfolgten berechtigten Interessen (Art. 6 (1) (f) GDPR) erforderlich, wie in der ersten Spalte angegeben.
Einhaltung geltender Gesetze und arbeitsplatzbezogener Anforderungen zusammen mit der Verwaltung dieser Anforderungen, wie z. B. Arbeits- und Einwanderungsgesetze
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der Transcom unterliegt (Art. 6 (1) (c) GDPR).
  • Die Verarbeitung ist für die Zwecke der von Transcom verfolgten berechtigten Interessen (Art. 6 (1) (f) GDPR), wie in der ersten Spalte angegeben, erforderlich.
Reagieren auf und Befolgen von Anfragen und rechtlichen Forderungen von Regulierungsbehörden oder anderen Behörden in oder außerhalb Ihres Heimatlandes
  • Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der Transcom unterliegt (Art. 6 (1) (c) GDPR)
  • Die Verarbeitung ist für die Zwecke der von Transcom verfolgten berechtigten Interessen (Art. 6 (1) (f) GDPR), wie in der ersten Spalte angegeben, erforderlich.
Erstellung von anonymen Statistiken und Berichten sowie Überwachung von anonymen Key Performance Indicators (KPIs) bezüglich unserer Bewerbungs- und Talentmanagementprozesse 
  • Die Verarbeitung ist für die Zwecke der von Transcom verfolgten berechtigten Interessen (Art. 6 (1) (f) GDPR) erforderlich, wie in der ersten Spalte angegeben.​​​​​​​​​​​​​​
Aufbewahrung deiner persönlichen Daten in unserem Talent Pool, um Sie für zukünftige Positionen in Betracht zu ziehen und zu kontaktieren, falls wir Dir zu diesem Zeitpunkt keine Position anbieten können
  • Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn Du in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten für die in der ersten Spalte genannten Zwecke eingewilligt hast (Art. 6 (1) (a) GDPR).
Zusendung von Umfragen zur Kandidatenerfahrung vor, während und nach dem Einstellungsprozess und Verarbeitung deiner Antworten zur Verbesserung unserer Bewerbungs- und Einstellungsprozesse
  • Die Verarbeitung erfolgt, wenn Du deine Einwilligung zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten für die in der ersten Spalte angegebenen Zwecke gegeben hast (Art. 6 (1) (a) GDPR).
  • Die Verarbeitung ist für die Zwecke der von Transcom verfolgten berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 (1) (f) GDPR), wie in der ersten Spalte angegeben.
Zusendung unseres Job-Newsletters, um dich über offene Stellen bei Transcom zu informieren, die für dich relevant sein könnte
  • Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn Du in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten für die in der ersten Spalte genannten Zwecke eingewilligt hast (Art. 6 (1) (a) GDPR).
Andere Zwecke, für die deine Zustimmung zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegeben hast
  • Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn Du in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten für die zum Zeitpunkt der Einwilligung angegebenen Zwecke eingewilligt hast (Art. 6 (1) (a) GDPR)​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

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III. DATENÜBERTRAGUNGEN UND EMPFÄNGER

1. Empfänger

An andere Konzerngesellschaften: Wir können deine personenbezogenen Daten an andere Parteien weitergeben, soweit dies für die berechtigten Interessen von Transcom zulässig ist (d. h. angesichts unserer globalen Struktur, um eine globale Rekrutierung zu ermöglichen und allen relevanten Managern und Rekrutierern, die sich möglicherweise in verschiedenen Unternehmen der Transcom-Gruppe befinden, die Überprüfung der Bewerbung zu ermöglichen).

Das Bewerbungsmanagement von Transcom wird in Zusammenarbeit mit Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15. Stock, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Schweden (Transcom WorldWide) durchgeführt. In Übereinstimmung mit Art. 26 GDPR ist Transcom WorldWide gemeinsam mit dem Unternehmen, auf dessen Stellenausschreibung Du dich bewirbst, für die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten verantwortlich.

Dritte: Transcom und/oder andere Unternehmen der Transcom-Gruppe können deine Daten auch an Regierungsbehörden und Aufsichtsbehörden, Gerichte und staatliche Stellen weitergeben, jeweils in Übereinstimmung mit geltendem Recht, sowie an externe Berater, die als Kontrolleure fungieren (z. B. Rechtsanwälte, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer usw.). Wir arbeiten auch mit Personalvermittlungsagenturen zusammen und tauschen personenbezogene Daten aus, falls Du von diesen an uns vermittelt wurdest.

Dienstleistungsanbieter (innerhalb und außerhalb der Transcom-Gruppe): Transcom schließt im Rahmen seiner normalen Geschäftstätigkeit Verträge mit Drittdienstleistern oder anderen Unternehmen der Transcom-Gruppe ab, um bestimmte Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung und dem Personalwesen oder der IT auszuführen, globales Personalmanagement (d. h. globale Personalbeschaffung, Bereitstellung sicherer globaler Systeme und Netzwerke als Dienstleister für die Unternehmen der Transcom-Gruppe, bei denen alle oder einige Unternehmen der Transcom-Gruppe personenbezogene Daten verarbeiten können). Transcom schließt auch Verträge mit Sprachschulen ab, um uns bei der Beurteilung deiner Sprachkenntnisse zu unterstützen.

Recruitee: Wir verwenden Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande) als unser Talentakquisitions- und Bewerbungsmanagementsystem. Recruitee hostet personenbezogene Daten von Bewerbern in der Europäischen Union. Wenn Du dich für eine Stelle bei Transcom bewirbst, verwendet Recruitee Cookies. Weitere Informationen zur Verwendung von Cookies findest Du auch auf unserer Website in den Datenschutzhinweisen und der Cookie-Richtlinie.

Aon: Wir nutzen den Serviceanbieter Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) für digitale Talent-Assessments, um festzustellen, ob Du für die Stelle, auf die Du dich beworben hast, geeignet bist.

2. Grenzüberschreitende Datenübertragungen

Wir übermitteln deine personenbezogenen Daten außerhalb des Landes, in dem Du dich befindest. Einige Empfänger deiner personenbezogenen Daten befinden sich in einem anderen Land, für das die Europäische Kommission keine Entscheidung erlassen hat, dass dieses Land ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet, nämlich: die USA, Serbien, die Philippinen, Tunesien, Albanien, Ägypten, Bosnien und Herzegowina.

Einige Empfänger befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") in Ländern, für die die Europäische Kommission Angemessenheitsbeschlüsse erlassen hat (dazu gehören Andorra, Argentinien, Kanada (für nicht-öffentliche Organisationen, die dem kanadischen Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und elektronischer Dokumente unterliegen), die Schweiz, die Färöer Inseln, Guernsey, Israel, die Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay und Neuseeland). Die Übermittlung wird dabei jeweils als ein aus Sicht des europäischen Datenschutzrechts angemessenes Datenschutzniveau anerkannt (Art. 45 GDPR).

Durch den Abschluss entsprechender Datenübermittlungsvereinbarungen auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln (2010/87/EU und/oder 2004/915/EG) im Sinne von Art. 46 (5) DSGVO oder durch andere geeignete Maßnahmen, die über die unten angegebenen Kontaktdaten zugänglich sind, haben wir sichergestellt, dass alle anderen Empfänger, die sich außerhalb des EWR befinden, ein angemessenes Datenschutzniveau für die personenbezogenen Daten gewährleisten und dass geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um die personenbezogenen Daten gegen zufällige oder unrechtmäßige Zerstörung, zufälligen Verlust oder unberechtigte Änderung, unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff sowie gegen alle anderen Formen der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen. Jegliche Weitergabe (einschließlich unserer Tochtergesellschaften außerhalb des EWR) unterliegt angemessenen Weitergabeanforderungen, wie sie vom geltenden Recht gefordert werden.

IV. AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Personenbezogene Daten, die zu den hier genannten Zwecken verarbeitet werden, werden nur in dem Umfang gespeichert, der während des Bewerbungsverfahrens und eines anschließenden angemessenen Zeitraums (unter Berücksichtigung gesetzlicher Verjährungsfristen) erforderlich oder nach geltendem Recht zulässig ist (z. B. soweit dies zur Abwehr von Ansprüchen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder um die in den geltenden Gesetzen festgelegten Verpflichtungen von Transcom zur Datenspeicherung zu erfüllen). Wenn ein gerichtliches oder disziplinarisches Verfahren eingeleitet wird, können die persönlichen Daten bis zum Ende eines solchen Verfahrens, einschließlich möglicher Fristen für Rechtsmittel, gespeichert werden und werden dann gelöscht oder archiviert, wie es das geltende Recht erlaubt. Darüber hinaus werden wir deine persönlichen Daten nur solange aufbewahren, wie dies durch deine Zustimmung abgedeckt ist.

Grundsätzlich werden wir deine persönlichen Daten so lange aufbewahren, wie es das geltende Recht erfordert oder erlaubt. Danach werden wir deine persönlichen Daten aus unseren Systemen und Aufzeichnungen entfernen und/oder Maßnahmen ergreifen, um sie ordnungsgemäß zu anonymisieren, so dass diese nicht mehr anhand der Daten identifiziert werden können.

V. IHRE GESETZLICHEN RECHTE

Unter den Bedingungen des geltenden Rechts (z. B. GDPR) hat Du die folgenden Rechte: 

1. Recht auf Auskunft: Du hast das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob deine betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden oder nicht, und, falls dies der Fall ist, Zugang zu den personenbezogenen Daten zu verlangen. Die Informationen über den Zugang umfassen - unter anderem - die Zwecke der Verarbeitung, die betroffenen Kategorien personenbezogener Daten und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die die personenbezogenen Daten weitergegeben wurden oder werden. 

Du hast das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, zu erhalten. Für zusätzliche, von Dir angeforderte Kopien können wir eine angemessene Gebühr auf der Grundlage der Verwaltungskosten erheben.

2. Recht auf Berichtigung: Du hast das Recht, von uns die Berichtigung Dir betreffender unzutreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Je nach Zweck der Verarbeitung hast Du das Recht, unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen, auch in Form einer ergänzenden Erklärung.

3. Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Du hast das Recht, von uns die Löschung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen; in diesem Fall sind wir verpflichtet, dem nachzukommen.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Fall werden die entsprechenden Daten gekennzeichnet und dürfen von uns nur noch für bestimmte Zwecke verarbeitet werden.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit: Du hast das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die Du uns zur Verfügung gestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Du hast das Recht, diese personenbezogenen Daten einem anderen Unternehmen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln.

6. Recht am GegenstandDu hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns Widerspruch einzulegen, und wir können verpflichtet werden, deine personenbezogenen Daten nicht mehr zu verarbeiten. Wenn Du ein Widerspruchsrecht hast und von diesem Recht Gebrauch machst, werden deine personenbezogenen Daten von uns nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet. Die Ausübung dieses Rechts ist mit keinerlei Kosten verbunden. 

Ein solches Widerspruchsrecht besteht insbesondere dann nicht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Vorbereitung eines Vertragsabschlusses oder zur Erfüllung eines bereits geschlossenen Vertrags erforderlich ist.

7. Recht auf Widerruf der ZustimmungWenn Du deine Einwilligung zu bestimmten Arten von Verarbeitungstätigkeiten erteilt hast, kannst du diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt. 

Bitte beachte, dass die vorgenannten Rechte nach dem geltenden nationalen Datenschutzrecht eingeschränkt sein können.

Im Falle von Beschwerden hast Du außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem Du deinen gewöhnlichen Wohnsitz hast oder einen Verstoß gegen die DSGVO geltend machst.

VI. KONTAKT

Wenn Du deine Rechte als Betroffener ausüben möchtest oder sonstige Fragen zu dieser Mitteilung hast, wende dich bitte an den für die Verarbeitung Verantwortlichen (siehe Abschnitt I. oben) oder an den Datenschutzbeauftragten, den Du unter DPO@transcom.com erreichen kannst.

VII. ANDERE DATENSCHUTZHINWEISE

Weitere Informationen darüber, wie Transcom deine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Websites von Transcom oder den Social-Media-Präsenzen von Transcom verarbeitet, findest Du in den entsprechenden Datenschutzhinweisen, die Du hier findest.

VIII. ÄNDERUNGEN

Bitte beachte, dass dieser Hinweis geändert wird, falls dies erforderlich ist, um Änderungen im Umgang von Transcom mit deinen persönlichen Daten zu berücksichtigen. 



APPLICANT NOTICE ON DATA PROCESSING

This applicant notice on data processing (“Notice”) will provide you with information on our data processing activities with respect to individually identifiable information about applicants applying for positions at the Transcom group of companies. Please be assured that every application is reviewed and every candidate selection is conducted based on equal and standardized criteria, so there is no room for unequal treatment of candidates.

I. INFORMATION ON THE CONTROLLER

Transcom Rostock GmbH with the office in Trelleborger Str. 5, 18107 Rostock  (“Transcom” or “we”) is the data controller with respect to the data processing activities detailed in this Notice.

II. YOUR PERSONAL DATA / PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

We will process personal data about you collected during the application and job interview process from yourself, or authorized third parties (i.e., recruitment agencies, job boards, social media, or employees which you authorized to provide your personal data to us). 

1. Categories of Personal Data

The personal data categories that we process are as follows ("Personal Data"):

  • Full name, gender, contact details (address, phone number, email address), place and date of birth
  • Professional and educational experience;
  • Test scores and assessments
  • Written and spoken language and IT assessments
  • Language skills;
  • Eligibility to work in the country you are applying;
  • Any other information you provide in your CV, cover letter and/or the documents you provide with your application and/or in the job interview;
  • The status of your application;
  • A certificate of good conduct (if legally required).
  • Recordings of video interviews (in some cases; if you have given your consent)

The provision of Personal Data is necessary for the decision whether an employment contract with you will be concluded (hiring decision). The provision of Personal Data by you is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, the application process may be delayed and/or we may reject your application.

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data: 

2. Processing Purposes and legal basis

We process your Personal Data to the extent permitted or required under applicable law, for the following purposes. Furthermore, Transcom relies on the following legal grounds for the processing, of your Personal Data: 

Processing Purposes

Legal basis

Determining your suitability for the position you are applying for as part of the application process

  • The processing of your Personal Data is necessary to determine whether an employment contract will be entered into and is based on Art. 6 (1) (b) GDPR and the corresponding provisions in local data protection law relating to the (pre-)employment relationship.

Protect the legal interests of Transcom, in particular as required to defend against legal claims

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Complying with applicable laws and pre-employment-related requirements along with the administration of those requirements, such as  employment and immigration laws

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6 (1) (c) GDPR)
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Responding to and complying with requests and legal demands from regulators or other authorities in or outside of your home country

  • The processing is necessary for compliance with a legal obligation to which Transcom is subject (Art. 6 (1) (c) GDPR)
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Compiling anonymous statistics and reports and monitoring anonymous Key Performance Indicators (KPIs) regarding our application and talent management processes 

  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Keeping your Personal Data in our Talent Pool to consider and contact you for future positions in case we cannot offer you a position at this time

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).

Sending you candidate experience surveys before, during and after the recruitment process and processing your answers to improve our application and hiring processes

  • The processing takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).
  • The processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Transcom (Art. 6 (1) (f) GDPR) as indicated in the first column.

Sending you our job newsletter to inform you of open positions at Transcom that might be relevant for you

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated in the first column (Art. 6 (1) (a) GDPR).

Other purposes for which you have given your consent to the processing of your personal data

  • The processing only takes place if you have given consent to the processing of your personal data for the purposes indicated at the time you have given your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR)

 

III. DATA TRANSFERS AND RECIPIENTS

1. Recipients

To other group companies: We may transfer your Personal Data to other parties, as permitted for the legitimate interests of Transcom (i.e. in light of our global structure to allow for global recruitment and to allow all relevant managers and recruiters which may be located at different Transcom group companies to review the application).

Transcom’s application management is carried out in cooperation with Transcom WorldWide AB, Hälsingegatan 40, 15th floor, PO Box 45033, SE-104 30 Stockholm, Sweden (Transcom WorldWide). In accordance with Art. 26 GDPR, Transcom WorldWide is jointly responsible with the company whose job adverstisement you are applying for for the processing of your application data.

Third parties: Transcom and/or other Transcom group companies may also transfer your data to governmental agencies and regulators, courts, and government authorities, all in accordance with applicable law and to external advisors acting as controllers (e.g., lawyers, accountants, auditors etc.).We also cooperate with recruitment agencies and exchange personal data in case you were referred to us by them.

Service providers (within and outside Transcom group): Transcom contracts with third party service providers or other Transcom group companies as part of its normal business operations to carry out certain recruitment- and human resources-related or IT-related tasks, global HR management (i.e., global recruitment, to provide secure global systems and networks as a service provider to the companies in Transcom group where all or some Transcom group companies can process Personal Data). Transcom also contracts with language schools to assist us with the assessment of your language skills.

Recruitee: We use Recruitee (Recruitee B.V. Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Netherlands) as our talent acquisition and application management system. Recruitee hosts personal data of applicants in the European Union. When you apply for a position at Transcom, Recruitee uses cookies. For further information regarding the use of cookies, please also refer to our website data protection notice and cookie policy.

Aon: We use the service provider Aon plc. (The Aon Centre, The Leadenhall Building, 122 Leadenhall Street, EC3V 4AN London, England) for digital talent assessments to determine if you are suitable for the position you applied for.

2. Cross-Border Data Transfers

We transfer your Personal Data outside of the country you are located. Some recipients of your Personal Data are located in another country for which the European Commission has not issued a decision that this country ensures an adequate level of data protection, namely: the U.S., Serbia, the Philippines, Tunisia, Albania, Egypt, Bosnia and Herzegovina.

Some recipients are located outside of the European Economic Area (“EEA”) in countries for which the European Commission has issued adequacy decisions (which may include Andorra, Argentina, Canada (for non-public organizations subject to the Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Switzerland, Faeroe Islands, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Uruguay, and New Zealand). In each case, the transfer is thereby recognized as providing an adequate level of data protection from a European data protection law perspective (Art. 45 GDPR).

By way of entering into appropriate data transfer agreements based on Standard Contractual Clauses (2010/87/EU and/or 2004/915/EC) as referred to in Art. 46 (5) GDPR or other adequate means, which are accessible via the below contact details, we have established that all other recipients located outside the EEA will provide an adequate level of data protection for the Personal Data and that appropriate technical and organizational security measures are in place to protect Personal Data against accidental or unlawful destruction, accidental loss or alteration, unauthorized disclosure or access, and against all other unlawful forms of processing. Any onward transfer (including our affiliates outside the EEA) is subject to appropriate onward transfer requirements as required by applicable law.

IV. RETENTION PERIODS

Personal Data processed for the purposes hereunder will be stored only to the extent necessary during the application process and a following reasonable period (taking into account statutory limitation periods) as required or permitted under applicable law (e.g., as necessary to defend against claims in relation to the application process, or to comply with Transcom's obligations regarding data retention as established in the applicable laws). If a judicial or disciplinary action is initiated, the Personal Data may be stored until the end of such action, including any potential periods for appeal, and will then be deleted or archived as permitted by applicable law. Other than that we will only retain your Personal Data as long as is covered by your consent.

In principle we will retain your Personal Data as long as required or permitted by applicable law. Afterwards, we will remove your Personal Data from our systems and records and/or take steps to properly anonymize it so that you can no longer be identified from it.

V. YOUR STATUTORY RIGHTS

Under the conditions set out under applicable law, (e.g., GDPR), you have the following rights: 

1. Right of access: You have the right to obtain from us confirmation as to whether or not Personal Data concerning you is being processed, and, where that is the case, to request access to the Personal Data. The access information includes – inter alia – the purposes of the processing, the categories of Personal Data concerned, and the recipients or categories of recipients to whom the Personal Data have been or will be disclosed. 

You have the right to obtain a copy of the Personal Data undergoing processing. For additional copies requested by you, we may charge a reasonable fee based on administrative costs.

2. Right to rectification: You have the right to obtain from us the rectification of inaccurate Personal Data concerning you. Depending on the purposes of the processing, you have the right to have incomplete Personal Data completed, including by means of providing a supplementary statement.

3. Right to erasure (right to be forgotten): You have the right to ask us to erase your Personal Data, in which case we have to comply.

4. Right to restriction of processing: You have the right to request the restriction of processing your Personal Data. In this case, the respective data will be marked and may only be processed by us for certain purposes.

5. Right to data portability: You have the right to receive the Personal Data concerning you which you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format and you have the right to transmit those Personal Data to another entity without hindrance from us.

6. Right to object: You have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your Personal Data by us and we can be required to no longer process your Personal Data. If you have a right to object and you exercise this right, your Personal Data will no longer be processed for such purposes by us. Exercising this right will not incur any costs. 

Such a right to object may not exist, in particular, if the processing of your Personal Data is necessary to take steps prior to entering into a contract or to perform a contract already concluded.

7. Right to withdraw consent: If you have given your consent regarding certain types of processing activities, you can withdraw this consent at any time with future effect. Such a withdrawal will not affect the lawfulness of the processing prior to the consent withdrawal. 

Please note that the aforementioned rights might be limited under the applicable national data protection law.

In case of complaints you also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence or alleged infringement of the GDPR.

VI. CONTACT US

If you wish to exercise your data subject rights or if you have any other questions concerning this Notice, please address your request to the controller (see Section I. above) or the data protection officer, who can be contacted at DPO@transcom.com

VII. OTHER DATA PROTECTION NOTICES

For further information on how Transcom processes your personal data in connection with Transcom’s websites or Transcom’s social media presences please refer to the relevant data protection notices, which you can find here.

VIII. CHANGES

Please note that this Notice will be amended in case such is necessary to reflect changes in Transcom's handling of your Personal Data.